Apa Peran Project Management Plan Bagi Perusahaan?

Pada suatu organisasi ataupun perusahaan, pastinya punya proyek atau agenda yang menjadi tujuan dari pengembangan perusahaan tersebut. Proyek tersebut amatlah penting dan perlu dukungan dari semua elemen yang ada dalam perusahaan. Karena penting, maka proyek tersebut membutuhkan perencanaan yang matang agar nantinya dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan di awal.

Nah, proyek yang akan dieksekusi membutuhkan sebuah project plan yang menjadi langkah awal memulai suatu proyek. Pada artikel ini sendiri akan dijelaskan secara lebih lanjut terkait apa itu project plan, apa peran pentingnya dan bagaimana cara penyusunan dari project plan tersebut. Langsung saja simak pembahasannya di bawah ini.

Apa itu Project Management Plan?

Project Management Plan atau yang kerap disebut dengan Manajemen proyek yakni serangkaian rancangan dan juga keputusan yang dibuat pada suatu proyek yang akan atau sedang dijalankan oleh suatu perusahaan. Adapun isi dari manajemen proyek tersebut mengandung unsur 4W dan juga 1H. 4W sendiri yakni Why, Who, What dan When. Sedangkan 1H sendiri dimaknai sebagai How atau bagaimana caranya.

Adanya project management plan dinilai penting karena dianggap sebagai sebuah living document atau dokumen yang hidup. Karena project management ini dijadikan acuan perubahan yang mengacu pada perubahan yang terjadi di lapangan pada saat suatu proyek sedang dalam pengerjaan.

Manajemen proyek sebagai alat yang sangat penting bagi perusahaan agar dapat menjadi guide atau tuntunan dalam melaksanakan proyek-proyek yang dikerjakan sehingga dapat berjalan secara efektif dan juga efisien.

Sebagai dokumen yang dapat digunakan oleh semua elemen dalam perusahaan, perlu adanya pengelolaan yang baik dari elemen perusahaan yang mengerti tentang tujuan dan arah perusahaan ke depannya. Sehingga desain manajemen proyek yang telah ditetapkan dapat mencapai pada tujuan yang telah bersama-sama ditetapkan di awal.

Apa Peran Penting Project Management Plan?

Adanya project management plan punya peran yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan menyusun manajemen proyek yang baik, nantinya akan ada manfaat-manfaat yang dapat dirasakan, seperti :

  • Peluang pencapaian target

Dalam project plan, terdapat bagian yang mengukur tingkat keberhasilan dari suatu proyek yang akan dijalankan. Oleh karenanya, penyusunan project plan penting dilakukan untuk mengetahui seberapa besar peluang yang dapat diperoleh seiring dengan prosesnya yang terjadi di lapangan. Setelah mengetahui nantinya tingkat ketercapaian tujuan, maka perusahaan dapat berfokus pada upaya pencapaian, dengan merencanakan dan melakukan eksekusi program yang baik dan matang.

  • Alat untuk Mengalokasi Sumber Daya

Dokumen project management plan berperan sebagai alat untuk mengalokasikan ketersediaan sumber daya. Setelah mengetahui alokasi sumber daya tersebut, maka perusahaan dapat mengetahui apa yang diperlukan guna menyelesaikan suatu proyek dan bagaimana upaya pengaturan secara optimal agar tujuan dapat tercapai secara efisien. Lewat adanya project management plan, perusahaan mampu mengcover dari timbulnya kelebihan maupun kekurangan sumber daya yang ada di lapangan.

  • Penggambaran Tujuan yang Jelas

Merupakan peran terpenting dari sebuah project management plan untuk menggambarkan tujuan dengan jelas. Sehingga nantinya perusahaan dapat merencanakan serta mengatur bagaimana cara eksekusi proyek di lapangan dengan cara yang tepat dan efektif.

Selain itu, dengan mengetahui tujuan yang jelas lewat project management plan, tim dalam perusahaan dapat mudah untuk menentukan hal-hal apa saja yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek yang telah ditetapkan tersebut, serta apa saja kemungkinan improvisasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari proyek yang ditetapkan.

Isi Project Management Plan

Project management akan disusun oleh seorang project auditor yang dalam hal ini dapat diwakilkan oleh manajer perusahaan. Pada tahap perencanaan, seorang project auditor akan mempertanyakan kesiapan dari seluruh anggota tim terkait dengan proyek yang akan dijalankan.

Setelahnya akan dibentuk 3 baseline utama dalam project management plan, yaitu scope baseline, schedule baseline dan yang terakhir yakni cost baseline. Di mana dalam setiap isi tersebut punya peran masing-masing dalam proses perencanaan dalam suatu proyek yang akan dikerjakan nantinya.

Demikian tadi informasi terkait dengan project management plan beserta dengan manfaat dan juga isi dari project tersebut.